به فایل های تولید شده در پاورپوینت چه می گویند | استاد باش !

مایکروسافت پاورپوینت از پرکاربردترین نرم‌افزارهای مجموعه آفیس بوده که در سراسر دنیا به‌عنوان ابزار قدرتمندی برای ارائه شناخته می‌شود. این نرم‌افزار نه تنها در محیط‌های آموزشی بلکه در دنیای کسب‌وکار، جلسات سازمانی، سخنرانی‎های علمی و حتی بازاریابی و تبلیغات نیز جایگاه ویژه‌ای دارد.

یکی از پرسش‌های رایج کاربران به ویژه مبتدیان این است که به فایل های تولید شده در پاورپوینت چه می گویند؟ پاسخ به این سوال ساده به نظر می‌رسد اما در واقع پشت آن دنیای متنوعی از فرمت‌ها و امکانات نهفته است که هرکدام کاربرد خاص خود را خواهند داشت. در ادامه به صورت قدم‌به‌قدم به بررسی این موضوع می‌پردازیم.

• اگر شما برای ارائه خود در حال آماده سازی فایل پاورپوینت هستید، متخصصان موسسه ما می توانند به قیمت مقرون به صرفه و با هر فرمتی که بخواهید، پروژه پاورپوینت شما را انجام بدهند. برای ثبت سفارش به صفحه انجام پروژه پاورپوینت مراجعه کنید.
• در صورتی هم که پروژه شما پاورپوینت نیست، ولی ابزار پروژه شما نرم افزار پاورپوینت است، صفر تا صد پروژه تان را می توانید به موسسه ما برون سپاری کنید. برای ثبت سفارش پروژه خود، به صفحه انجام پروژه دانشجویی مراجعه کنید.

ارائه یا Presentation چیست؟

زمانی که در پاورپوینت یک پروژه جدید باز می‌نمایید، در واقع یک ارائه یا (Presentation) می‌سازید. ارائه مجموعه‌ای سازمان یافته از اطلاعات است که در قالب اسلایدها به نمایش گذاشته می‌شود. هر اسلاید می‌تواند شامل متن، تصویر، نمودار، فایل صوتی یا ویدئویی و حتی انیمیشن‎‌های متحرک باشد. این ساختار اسلایدی باعث می‌گردد که پاورپوینت به ابزار جذابی برای انتقال پیام تبدیل شود.

کاربران می‌توانند به‌جای نوشتن متن‌های توضیحی طولانی یا توضیحات شفاهی، محتوای خود را در چند اسلاید ساده و دیداری طراحی کرده و پیام خود را منتقل نمایند. برای نمونه معلمان و اساتید دانشگاه می‌توانند برای تدریس مباحث علمی از پاورپوینت استفاده کنند. شرکت‌ها در معرفی محصولات و گزارش عملکرد خود از این ابزار بهره می‌برند؛ حتی استارتاپ‌ها و کارآفرینان در جلسات جذب سرمایه، ایده‌های خود را در قالب اسلایدهای پاورپوینت ارائه می‌دهند.

 اسلاید چیست؟

هر صفحه در پاورپوینت یک اسلاید نامیده می‌شود. همان‌طور که کتاب از صفحات متعددی تشکیل می‌گردد، یک ارائه هم از مجموعه‌ اسلایدها ساخته شده است. هر اسلاید می‌تواند روی موضوع خاصی تمرکز کند. برای مثال مقدمه، جدول داده‌ها، نمودار مقایسه‌ای، تصاویر و یا حتی نتیجه‌گیری.

مجموع این اسلایدها یک (اسلاید دِک) (Slide Deck) را تشکیل می‌دهند؛ اصطلاحی که بیشتر در محیط‌های های حرفه‌ای و کسب‌وکاری به‌کار می‌رود. وقتی مدیران یا کارآفرینان می‌گویند Slide Deck ارائه بده، منظورشان همان فایل پاورپوینت است که شامل فایل‌های پشت سر هم خواهد بود. طراحی هر اسلاید اهمیت زیادی دارد زیرا اگرچه محتوای علمی یا تجاری ارزشمند است اما بدون طراحی ساده و جذاب نمی‌تواند توجه مخاطبان را جلب نماید. به همین دلیل است که در بسیاری از سازمان‌ها از قالب‌ها استفاده می‌گردد تا ظاهر تمامی استایل‌ها یکپارچه شوند.

• اگر شما هم مشکل ساخت اسلاید دارید و یا نمی دانید به چند روی می توان در پاورپوینت اسلاید ایجاد کرد، برای این امر یک محتوا جذاب آماده کرده ایم. مقاله”به چند روش در پاورپوینت می‌ توان اسلاید ایجاد کرد” را از دست ندهید.
• همچنین انتخاب طیف رنگی مناسب که می تواند اسلاید های شما را جذاب و خوانا کند از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است و نیاز است که مطالعه ای در این زمینه داشته باشید. ما برای شما کار را راحت کرده ایم، مقاله “در طراحی یک فایل پاورپوینت کدام مورد وضوح بیشتری دارد” را مطالعه کنید.
• اگر نمی دانید که حداکثر تعدادی که می توانید در یک فایل اسلاید ایجاد کنید چقدر است، مطالعه مقاله “حداکثر تعداد اسلاید پاورپوینت چقدر است” 100 صد در صد پیشنهاد می شود.

 فرمت‌های اصلی فایل پاورپوینت

فایل‌های پاورپوینت می‌توانند در قالب‌های مختلف ذخیره شوند. هر فرمت دارای ویژگی‌ها مزایا و محدودیت‌های خاص خود خواهد بود. در ادامه به معرفی مهم‌ترین آن‌ها خواهیم پرداخت.

فرمت PPTX

از سال ۲۰۰۷ به بعد، مایکروسافت فرمت پیش‌فرض پاورپوینت را از PPT به PPTX تغییر داد. این فرمت بر پایه XML ساخته شده؛ به‌همین دلیل سبک‌تر بوده و با نرم‌افزارهای مختلف سازگارتر است. مزایای PPTX عبارتند از:

دارا بودن حجم کمتر نسبت به فرمت قدیمی PPT.
پشتیبانی از امکانات مدرن مانند جلوه‌های تصویری، انیمیشن‌های پیشرفته و طراحی سه‌بعدی.
قابلیت باز شدن در سایر نرم‌افزارهای مجموعه آفیس و حتی برخی اپلیکیشن‌های موبایل.

قابل ذکر است این فرمت برای افرادی مناسب خواهد بود که می‌خواهند فایل‌شان قابل ویرایش بماند و از همه قابلیت‌های جدید پاورپوینت بهره‌مند شوند.

• اگر شما پروژه ورد دارید که ترکیبی با نرم افزار پاورپوینت می باشد، همین حالا می توانید با مراجعه به صفحه انجام پروژه ورد اقدام به برون سپاری پروژه ورد خود به موسسه ما کنید.

 فرمت PPT

قبل از معرفی PPTX، فایل‌های پاورپوینت با پسوند PPT ذخیره می‌شدند. این فرمت در بسیاری از سیستم‌های قدیمی و نسخه‌های قبل از ۲۰۰۷ وجود دارد. ویژگی‌های PPT عبارتند از:

• حجم بیشتر نسبت نسبت به PPTX
• محدودیت در استفاده از قابلیت‌های جدید
• سازگاری با سیستم‌های قدیمی

اگر می‌خواهید مطمئن شوید که فایل‌تان در نسخه‌های قدیمی پاورپوینت یا سیستم‌های قدیمی باز می‌شود، باید فایل را با فرمت PPT ذخیره نمایید.

• دانشجویانی که پروژه msp دارند که نیازمند به متخصص پاورپوینت دارد، همین حالا با مراجعه به صفحه انجام پروژه msp می توانند پروژه خود را ثبت کنند.

فرمت PPSX

فرمت PPSX برای زمانی طراحی شده که کاربر بخواهد فایل را مستقیما در حالت نمایش باز کند. در این حالت به محض دوبار کلیک روی فایل ارائه شروع می‌شود و دیگر به محیط ویرایش باز نمی‌گردد. این فرمت برای ارائه‌های نهایی و آماده شده، استفاده می‌شود. برای مثال زمانی که مدرس یا سخنران بخواهد اسلایدها را نشان دهد بدون اینکه در فایل تغییری ایجاد گردد، از این فرمت استفاده می‌کند. نکته مهم این است که فایل PPSX را نمی‌توان به‌صورت مستقیم ویرایش کرد. برای تغییر باید آن را به PPTX تبدیل نمایید.

• ممکن است شما پروژه اکسل داشته باشید که احتیاج به ترکیب شده با پاورپوینت برای ارائه داده ها باشید، خیلی ساده به صفحه انجام پروژه اکسل رجوع کنید و پروژه تان را ثبت کنید.

فرمت PDF

گاها هدف اصلی کاربر اشتراک‌گذاری است نه ویرایش فایل. در چنین شرایطی تبدیل پاورپوینت به PDF بهترین انتخاب خواهد بود. فایل PDF باعث می‌شود که متن‌ها و تصاویر بدون تغییر و ثابت باقی بمانند؛ حجم فایل نسبت به نسخه پاورپوینت کاهش پیدا کند و امکان باز کردن فایل در هر دستگاهی بدون نصب پاورپونت وجود داشته باشد. این فرمت برای ارسال ایمیل، بارگذاری آنلاین یا چاپ محتوای آموزشی و تجاری کاربردی خواهد بود.

 فرمت POTX

یکی از قابلیت‌های جذاب پاورپوینت استفاده از قالب‌ها است. فرمت POTX مخصوص استفاده از قالب‌ها بوده و به کاربران اجازه می‌دهد از یک طراحی بارها در پروژه‌های مختلف بهره ببرند. برخی از کاربردهای فرمت POTX عبارتند از:

مناسب برای شرکت‌ها و سازمان‌هایی که می‌خواهند تمام ارائه‌هایشان ظاهر یکپارچه‌ای داشته باشد.
مناسب برای طراحانی که قالب آماده طراحی می‌کنند و به دیگران ارائه می‌دهند.

به کمک فرمت POTX لازم نیست هربار طراحی را از ابتدا انجام دهید. کافیست قالب را باز کنید و محتوای خود را در اسلایدها جایگذاری نمایید.

• یکی از پروژه های ترکیبی که دانشجویان سفارش می دهند. پروژه ویزیو با پاورپوینت است که علاوه بر متخصص ویزیو، به متخصص پاورپوینت نیاز دارد. اگر شما هم پروژه مشابهی دارید، از صفحه انجام پروژه ویزیو، پروژه قابل ثبت خواهد بود.

 فرمت‌های ویدیویی (MP4 و WMV)

گاها کاربران می‌خواهند ارائه خود را به صورت یک ویدئو ذخیره کنند. در چنین شرایطی پاورپوینت به شما کمک می‌کند تا از فایل‌ها با فرمت MP4 یا WMV خروجی بگیرید. برخی از مزایای این امر عبارتند از:

• مناسب برای انتشار در یوتیوب، اینستاگرام یا پلتفرم‌های آموزشی آنلاین.
• امکان نمایش اسلایدها به همراه انیمیشن‌ها، جلوه‌های انتقال و حتی صداگذاری.

بدون نیاز به نرم‌افزار پاورپونت فقط با یک پخش‌کننده ویدیو می‎توان فایل را تماشا کرد. این قالب برای کسانی که دوره‌های آموزشی آنلاین تولید می‌کنند، بسیار ارزشمند خواهد بود.

• اگر شما پروژه اکسس دارید که ابزار کارش نرم افزار پاورپوینت است ولی نمی دانید پروژه را به چه صورت انجام دهید و با چه فرمتی ذخیره کنید، همین حالا میتوانید از مشاورین ما کمک بگیرید و پروژه تان را به ما بسپارید. به صفحه انجام پروژه اکسس رجوع کنید.

 فرمت‌های تصویری (JPEG و PNG)

ذخیره‌سازی اسلایدها به صورت تصویر نیز از گزینه‌های کاربردی است. پاورپوینت اجازه می‌دهد هر اسلاید به‌طور جداگانه به فرمت‌های JPEG یا PNG تبدیل شود. برخی از کاربردهای این امر عبارتند از :

• استفاده در شبکه‌های اجتماعی برای جذب مخاطب.
• درج در گزارش‌ها یا مقالات آنلاین چاپ به‌عنوان جزوه یا بروشور.
• استفاده در وب‌سایت‌ها یا تبلیغات دیجیتال.

JPEG برای اشتراک‌گذاری سریع و کاهش حجم مناسب است اما PNG کیفیت بالاتری ارائه می‌دهد و حتی قابلیت پشتیبانی از پس‌زمینه شفاف را نیز خواهد داشت.

نتیجه گیری نهایی مطالب

در پاسخ به سوال فایل های ایجاد شده در پاورپوینت را چه مینامند؟ باید بیان نماییم فایل‌های ساخته شده در پاورپونت ارائه یا Presentation نامیده می‌شوند. این فایل‌ها می‌توانند در فرمت‌های گوناگون ذخیره گردند که هرکدام از آن‌ها دارای مزایا و معایب خاص خود خواهند بود و انتخاب آن‌ها به هدف کاربر بستگی دارد.

برای مثال برای ویرایش و استفاده از امکانات جدید فرمت PPTX، برای سازگاری با نسخه‎ های قدیمی‌تر فرمت PPT و برای نمایش مستقیم بدون ویرایش از فرمت PPSX می‌توان بهره برد. علاوه‌بر آن از فرمت‌های PDF، POTX و MP4/WMV نیز می‌توان برای سایر کاربردها استفاده نمود. وجود این تنوع باعث شده پاورپوینت نه تنها یک نرم‌افزار ساده برای نمایش اسلایدها بلکه یک ابزار چندکاره و انعطاف‌پذیر در حوزه آموزش، کسب‌وکار و ارتباطات محسوب گردد.

پرسش و پاسخ های کوتاه

1. به فایل های تولید شده در پاورپوینت چه می گویند؟
   فایل‌های پاورپوینت ارائه (Presentation) نامیده می‌شوند و شامل مجموعه‌ای از اسلایدها هستند. هر اسلاید می‌تواند متن، تصویر، نمودار، ویدئو یا صدا داشته باشد و مجموعه آن‌ها یک فایل واحد را تشکیل می‌دهند.
2. فرمت پیش‌فرض پاورپوینت چیست و از چه سالی معرفی شد؟
   فرمت پیش‌فرض پاورپوینت از سال ۲۰۰۷ به بعد PPTX شد. این فرمت سبک‌تر، مبتنی بر XML و با سایر نرم‌افزارهای آفیس سازگار است.
3. چه زمانی بهتر است فایل پاورپوینت را با فرمت PPT ذخیره کنیم؟
   فرمت PPT برای نسخه‌های قدیمی‌تر قبل از ۲۰۰۷ مناسب است. زمانی که می‌خواهید فایل را روی سیستم‌ها یا نرم‌افزارهای قدیمی بدون مشکل اجرا نمایید، بهتر است از این فرمت بهره ببرید.
4. چگونه می‌توانیم یک ارائه پاورپوینت را بدون تغییر ویرایش به دیگران نمایش دهیم؟
   برای نمایش فایل می‌توانید از فرمت PPSX استفاده کنید. با دوبار کلیک روی این فایل، ارائه مستقیما شروع می‌شود و کاربر وارد محیط ویرایش نمی‌گردد.
5. چگونه می‌توان حجم فایل پاورپوینت را کاهش داد؟
   برای کاهش حجم فایل می‌توان تصاویر و ویدئوهای سنگین را فشرده کرد، اسلایدهای غیرضروری را حذف نمود یا فایل را در فرمت PPTX ذخیره کرد. نسخه نهایی می‌تواند به PDF یا فرمت تصویری تبدیل شود تا حجم آن کمتر گردد.

لیست مقالات مرتبط با نرم افزار پاورپوینت

• گزینه reset slide در پاورپوینت چه عملی را انجام میدهد؟